Wirtualna asystentka - co robi?
W każdej firmie jest jakaś praca biurowa do wykonania. Jednak nie zawsze jest jej na tyle dużo by zatrudniać dedykowaną osobę do jej zrobienia. W takich sytuacjach z pomocą przychodzi wirtualna asystentka, która w uzgodnionym wymiarze i zakresie może zająć się obsługą biurową firmy.
Kim jest wirtualna asystentka?
Zawód wirtualnej asystentki jest dość nowy. Pojawił się niedawno, wraz z postępującą cyfryzacją i nie jest jeszcze bardzo rozpowszechniony. Dlatego zupełnie zrozumiałe, że nie każdy wie, co robi wirtualna asystentka i w jaki sposób może przysłużyć się działalności firmy.
Charakter pracy wirtualnej asystentki dobrze oddaje określenie “zdalny sekretariat”. Wirtualna asystentka jest osobą bądź firmą, której można zlecić wykonywanie określonych czynności biurowych. Przy czym kluczowe jest to, że praca ta ma charakter zdalny. Możliwe jest nawet, że zleceniodawca swojej wirtualnej asystentki nigdy nie zobaczy na żywo i wcale nie będzie to przeszkodą w dobrej współpracy.
Co robi wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka zastępuje w pewnym stopniu fizyczny sekretariat czy biuro firmy. Przede wszystkim chodzi o obsługę korespondencji mailowej firmy i utrzymywanie kontaktu z klientami. Ale to oczywiście nie wszystko. Wirtualna asystentka może również zarządzać kalendarzem czy umawiać spotkania. Katalog zadań nie kończy się tylko na zajęciach typowo biurowych czy sekretarskich. Niektóre wirtualne asystentki prowadzą również kanały firmowe w mediach społecznościowych. Są też takie, które zajmują opłacaniem faktur lub pisaniem newsletterów.
Co robi wirtualna asystentka, zależy od tego, na co się umówi ze swoim zleceniodawcą. Nie ma zamkniętej listy czynności i zadań, które można jej powierzyć. Można powiedzieć, że ta funkcja jest bardzo szeroka. Często wirtualna asystentka jest traktowana jako dodatkowa usługa, którą świadczy na przykład biuro rachunkowe.
Asystentka wirtualna, czyli jaka?
To co jest największą zaletą wirtualnej asystentki, jest jednocześnie jej największym ograniczeniem. Cała jej działalność odbywa się w świecie cyfrowym, pracuje zdalnie i obsługuje firmę tylko w zakresie możliwym do zrealizowania online. To oznacza, że papierowa korespondencja nie będzie mogła przejść przez jej ręce. Nie będzie też mogła fizycznie towarzyszyć swojemu zleceniodawcy na spotkaniu czy w podróży. Z drugiej strony może pracować z każdego miejsca na ziemi. Firma nie jest ograniczona tylko do lokalnych wirtualnych asystentek. A osoba świadcząca usługi, może spokojnie pogodzić pracę z mieszkaniem w wymarzonym miejscu czy z podróżowaniem po całym świecie. Do wykonania zadań potrzebuje jedynie komputera i łącza internetowego.
Na szczęście niewiele jest w tej chwili spraw, które wymagają bezpośredniego, fizycznego kontaktu. Większość wirtualnych asystentek jest w stanie kompleksowo wesprzeć firmy, z którymi współpracują i bezpośredni kontakt w świecie rzeczywistym okazuje się wcale nie być konieczny.
Wirtualna asystentka - zawód przyszłości?
Usługi świadczone przez wirtualnych asystentów wpisują się w szerszy trend usług współdzielonych. Tak jak zamiast wynajmować całe biuro można skorzystać z przestrzeni coworkingowej, tak samo zamiast zatrudniać kogoś można zlecić wirtualną obsługę firmy. Ogromną zaletą takich rozwiązań jest to, że zleca się tylko taki zakres, jakiego się potrzebuje. I tylko w takim wymiarze godzin jak potrzeba. Na przykład można się umówić na obsługę firmy w wymiarze jednej godziny dziennie - tyle wystarczy do obsłużenia firmowego maila.
Wirtualna asystentka może mieć kilku czy nawet kilkunastu klientów i z każdym zawiera osobną umowę. W umowie zawiera się informacje, jakie zadania będzie realizować asystentka wirtualna, w jakim wymiarze godzinowym i za jaką cenę. Dzięki temu każda ze stron wie na czym stoi. Czego się spodziewać i ma pełną jasność co do sposobu rozliczenia.
Jednocześnie taka współpraca zapewnia dużą elastyczność. Firma zlecająca może regulować zakres zadań czy czas, którego będzie potrzebowała od wirtualnej asystentki. A strona przyjmująca zlecenia może sobie sama organizować liczbę zleceń czy zakres zadań, jakich się podejmuje. Jest to korzystne dla obu stron i dlatego oferta tego rodzaju usług tak prężnie się rozwija.
Gdzie znaleźć dobre jedzenie?
Kiedy reklama zewnętrzna sprawdza się najlepiej?
W jakim celu wykonuje się szkolenia BHP?
Z jakimi błędami można spotkać się na budowie?
Prawo karne - co należy o nim wiedzieć?
